10 Stunden pro Woche verschwendet: Warum Excel-RFxs Ihr Procurement-Team bremsen
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Das Excel-RFx-Problem: Warum Ihr Procurement-Team 10 Stunden pro Woche verliert
Kennen Sie das? Montagmorgen, 9 Uhr: Sie müssen eine RFx für einen neuen Logistik-Dienstleister erstellen. Sie öffnen die Excel-Vorlage vom letzten Mal, kopieren die Tabelle, passen die Positionen an, speichern sie unter neuem Namen, und versenden 15 einzelne E-Mails an potenzielle Supplier. Willkommen in der Hölle des Excel-RFx-Prozesses.
Die versteckten Kosten von Excel-RFxs
Unsere Analyse von 47 mittelständischen Unternehmen zeigt ein erschreckendes Bild:
⏰ Zeitverschwendung: Die harten Fakten
2 Stunden für RFx-Erstellung und Excel-Template-Anpassung
3 Stunden für E-Mail-Versand an Supplier und Nachfassen
4 Stunden für Copy-Paste der Angebote zurück in eine Vergleichs-Excel
1 Stunde für Rückfragen, weil Supplier die Excel falsch ausgefüllt haben
= 10 Stunden pro Woche nur für RFx-Koordination
Das sind 25% der Arbeitszeit Ihres Procurement-Teams!
💰 Die monetären Kosten
Rechnen wir das mal durch für ein kleines Procurement-Team:
2 Procurement Manager à 60.000€ Jahresgehalt
25% ihrer Zeit für Excel-RFx-Koordination
= 30.000€ pro Jahr nur für Verwaltungsaufwand
Und das ohne die Opportunitätskosten: Was könnte Ihr Team in dieser Zeit strategisch leisten?
Die 7 größten Probleme mit Excel-RFxs
1. Das Template-Chaos
Jedes Mal, wenn Sie eine RFx erstellen, suchen Sie nach der “aktuellsten” Version:
RFx_Transport_final.xlsx
RFx_Transport_final_v2.xlsx
RFx_Transport_WIRKLICH_final.xlsx
Und dann fällt Ihnen auf: Die Vorlage von letztem Quartal hatte bessere Spalten. Also kopieren Sie manuell die Struktur. 30 Minuten verschwendet.
2. Der E-Mail-Marathon
Sie versenden die RFx per E-Mail. Was passiert?
Supplier 1 antwortet: “Können Sie das als PDF schicken?”
Supplier 2 hat die Excel nicht geöffnet, weil Makros deaktiviert sind
Supplier 3 füllt die falsche Tabelle aus
Supplier 4 schickt ein komplett eigenes Format zurück
Resultat: Sie verbringen Stunden damit, 15 verschiedene Antwort-Formate zu interpretieren.
3. Die Copy-Paste-Hölle
Jetzt kommen die Angebote zurück. Ihre Aufgabe:
Öffne Supplier-Excel
Kopiere Preise
Füge in Vergleichs-Excel ein
Formatierung kaputt? Reparieren!
Wiederhole für 15 Supplier
2-3 Stunden nur für Dateneingabe. Und das bei jedem einzelnen Fehler von vorne.
4. Keine Versionskontrolle
Hat Supplier XY seine Preise aktualisiert?
Welche Excel-Version war nochmal die aktuelle?
Wer hat wann was geändert?
Zero Transparency. Sie haben keine Ahnung, ob Sie mit veralteten Daten arbeiten.
5. Deadline-Tracking per Outlook-Reminder
Sie setzen sich 15 Outlook-Reminder:
“Supplier A Deadline morgen”
“Supplier B nachfassen”
“Supplier C noch nicht geantwortet”
Und dann vergessen Sie trotzdem, Supplier F rechtzeitig zu erinnern. Die Deadline verstreicht. Das Angebot fehlt.
6. Keine Audit-Trail
Compliance fragt: “Warum haben Sie Supplier Y ausgewählt?”
Sie graben in Ihrem E-Mail-Postfach:
Wo war nochmal das finale Angebot?
Wer hat das freigegeben?
Gibt es eine Dokumentation des Entscheidungsprozesses?
Spoiler: Nein, gibt es nicht. Sie verbringen 2 Stunden damit, E-Mails zusammenzusuchen.
7. Zero Collaboration
Ihr Kollege will mithelfen? Sie schicken ihm die Excel per E-Mail. Er macht Änderungen. Schickt zurück. Sie haben inzwischen auch geändert.
Resultat: Zwei verschiedene Versionen. Merge-Konflikt. Manueller Abgleich nötig.
Die Lösung: Automatisierte RFx-Workflows
Stellen Sie sich vor:
✅ RFx in 5 Minuten erstellen
Wählen Sie eine Template aus der Bibliothek
Passen Sie Positionen an (falls nötig)
Wählen Sie Supplier aus der Datenbank
Klicken Sie “Versenden”
Fertig.
✅ Supplier erhalten Magic-Link
Kein Account nötig
Kein Excel-Download
Strukturiertes Formular zum Ausfüllen
Automatische Validierung der Eingaben
✅ Angebote kommen strukturiert zurück
Alle Daten in einer zentralen Datenbank
Automatischer Preisvergleich in Echtzeit
Kein Copy-Paste mehr
✅ Automatisches Deadline-Management
System erinnert Supplier 2 Tage vor Deadline
Sie sehen auf einen Blick: Wer hat geantwortet, wer nicht
Keine Outlook-Reminder-Hölle mehr
✅ Vollständiger Audit-Trail
Jeder Schritt dokumentiert
Wer hat wann was freigegeben
Compliance-ready
✅ Team-Kollaboration in Echtzeit
Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig
Keine E-Mail-Versionen mehr
Echtzeit-Updates für alle Beteiligten
Real-Case: Transport-Unternehmen spart 520 Stunden pro Jahr
Ausgangssituation:
50 RFxs pro Jahr
Durchschnittlich 10 Stunden pro RFx für Excel-Koordination
= 500 Stunden Verwaltungsaufwand pro Jahr
Nach Implementierung von Borderless:
50 RFxs pro Jahr
Durchschnittlich 2 Stunden pro RFx (Erstellung + Auswertung)
= 100 Stunden Verwaltungsaufwand pro Jahr
Ersparnis: 400 Stunden = 10 Arbeitswochen pro Jahr
Diese Zeit nutzt das Team jetzt für:
Strategische Supplier-Verhandlungen
Neue Lieferanten-Qualifikationen
Prozess-Optimierungen
Fazit: Zeit ist Geld – und Excel kostet Sie beides
10 Stunden pro Woche. 520 Stunden pro Jahr. Das ist die Realität von Excel-basierten RFx-Prozessen.
Die Frage ist nicht, ob Sie sich Automatisierung leisten können. Die Frage ist, wie lange Sie sich dieses Excel-Chaos noch leisten wollen.
